ИИ-администратор для гостиниц и гостевых домов в Астане
В Астане гостиницы бронируют под форумы, переговоры и командировки, и пишут им в основном в рабочее время и поздно вечером, после рейса. Агент отвечает за ресепшен: называет тариф, бронирует номер, записывает реквизиты компании для счёта и передаёт менеджеру групповые заявки.
Добрый день! Нужен одноместный номер для сотрудника с понедельника по четверг. Он прилетает ночным рейсом, можно заселить его рано утром?
Добрый день! С понедельника по четверг есть одноместный стандарт, 30 000 тенге за ночь с завтраком. Ранний заезд до 12:00 стоит половину суток, 15 000 тенге. Оформляю с ранним заездом?
Да. Оплачивает компания, нужны счёт и закрывающие документы.
Хорошо. Пришлите, пожалуйста, имя сотрудника и реквизиты компании с БИН, я передам их в бухгалтерию.
Сотрудник: Бауыржан. Реквизиты отправлю файлом.
Забронировала одноместный номер с понедельника по четверг с ранним заездом, гость: Бауыржан. Как только придёт файл, передам его в бухгалтерию для счёта и документов.
Когда пишут клиенты в Астане
Столица живёт деловым календарём: форумы, съезды и выставки заполняют гостиницы на несколько дней вперёд, и в такие недели запросов особенно много. В обычные дни пик приходится на утро, когда бронируют компании, и на вечер, когда пишут гости с поздних рейсов.
Пик сообщений: с 09:00 до 12:00 и с 19:00 до 23:00
Офис-менеджер бронирует три номера на время форума и просит счёт на компанию.
Командированный спрашивает, можно ли остаться ещё на одну ночь.
Гость с задержанного рейса предупреждает, что приедет после полуночи.
Отвечает на казахском и русском
Агент пишет на языке клиента: если человек начал по-казахски, ответ тоже будет по-казахски. Вот один и тот же ответ на двух языках.
Напишет клиент по-английски, агент ответит по-английски.
Қайырлы күн! Дүйсенбіден бейсенбіге дейін бір орындық бөлме бос, компанияға шот дайындаймыз. Брондап қояйын ба?
Добрый день! С понедельника по четверг свободен одноместный номер, счёт на компанию подготовим. Бронирую?
Что агент делает за администратора
Бронирует номера
Смотрит свободные номера в вашей шахматке, называет цену на нужные даты и сразу оформляет бронь. Если свободного номера нет, так и говорит и предлагает ближайшие даты.
Отвечает про цены и правила
Говорит, что входит в цену, во сколько заезд и выезд, сколько стоит ранний заезд, можно ли с детьми и животными, какая нужна предоплата. Все ответы берёт из ваших правил и ничего не добавляет от себя.
Собирает групповые и корпоративные заявки
Делегация на форум, сотрудники на обучении, родня, которая едет на той: агент уточняет даты, число номеров и питание, записывает, кто платит, и передаёт менеджеру готовую заявку.
Напоминает о заезде
Гость получает напоминание со временем заезда и контактом стойки, а вы заранее знаете, кто точно приедет. Отмены и переносы агент оформляет сам, по вашим условиям отмены.
Подключает сотрудника, когда нужно
Если вопрос выходит за рамки ваших правил, агент не импровизирует: предупреждает гостя, что ответит сотрудник, и передаёт чат администратору. Тот видит всю переписку и продолжает с того же места.
Астана: что важно знать
Столица Казахстана на реке Есиль, которая делит город на старый правый берег и новый левый, где стоят Байтерек и правительственные здания.
После переноса столицы город разросся, и левый берег почти целиком застроен заново: министерства, бульвары, жилые комплексы.
В городе много министерств и офисов, и личные дела здесь решают в обеденный перерыв или сразу после работы.
Зимой мороз и ветер сокращают любую прогулку, поэтому время договаривают точно, чтобы не ждать на улице.
В Астане гостиницы заполняются под деловой календарь: форумы, переговоры, визиты делегаций. Организаторы просят сразу десяток номеров, счёт на компанию и трансфер из аэропорта, а командированные спрашивают про ранний завтрак и поздний выезд. Агент собирает групповую заявку для менеджера и сам бронирует одиночные номера.
Районы и ориентиры, которые называют клиенты
левый берег, правый берег, проспект Мангилик Ел, проспект Туран, проспект Республики, улица Кенесары, Коктал, Байтерек
- Где
- столица
- Жителей
- больше 1,5 млн
- Языки клиентов
- казахский, русский, английский
- Где пишут
- WhatsApp и Telegram
Работает с вашими системами
Агент записывает и сохраняет клиентов туда, где вы уже работаете. Если системы нет, всё хранится во встроенной CRM Solwees.
Exely- Bitrix24
amoCRM / Kommo- Solwees CRM
Частые вопросы
Агент отвечает гостям на казахском и английском?
Да. Агент отвечает на казахском, русском и английском, а смешанные сообщения, где казахские и русские слова стоят в одной фразе, тоже понимает. Для гостей из-за рубежа это значит ответ на понятном языке в любое время суток.
Куда попадают брони и контакты гостей?
Туда же, где вы работаете сейчас: в вашу систему бронирования и CRM. Нет системы? Тогда брони и база гостей ведутся во встроенной CRM Solwees, и в ней видно, кто когда заезжает и о чём просил.
Агент примет заявку на форум или группу?
Да. Он уточнит даты, сколько нужно номеров и какой категории, нужны ли конференц-зал, питание и трансфер, и запишет реквизиты компании. Менеджер получит одну заявку со всеми данными, а цену для группы, если её нет в ваших правилах, назовёт сам.
Что если гость хочет отменить или перенести бронь?
Гость пишет в тот же чат, и агент предлагает другие даты или отменяет бронь, если так позволяют ваши правила. Администратор сразу видит изменения, а спорные случаи с предоплатой агент передаёт ему.
Агент отвечает поздно вечером и в выходные?
Да. В Астане многие пишут после работы и в выходные, когда офисы закрыты. Агент отвечает в любое время и бронирует свободные номера, а утром команда видит все новые брони.
С чего начать?
Зарегистрируйтесь, подключите WhatsApp гостиницы и загрузите номера, цены и правила проживания. Первые 7 дней бесплатны и без карты, и этого хватает, чтобы посмотреть на агента в работе с живыми гостями.
Подключите агента в Астане
Подключите Instagram, WhatsApp или Telegram, загрузите услуги и цены, и агент начнёт отвечать в тот же день.