Задачи: сроки, ответственные и напоминания

Раздел входит в модуль CRM и задачи. На пробном периоде и на тарифе Enterprise модуль открыт, на остальных тарифах его подключают отдельно.

Где найти

Откройте Задачи в меню слева. Число рядом с пунктом меню: сколько ваших задач просрочено.

Сверху страницы сводка: сколько задач активно, сколько просрочено и сколько на сегодня.

Что есть на странице

Как добавить задачу

1. 1Напишите задачу в строке сверху, например «Перезвонить Ольге по окрашиванию», и нажмите Enter. Откроется форма с этим заголовком. Задача ещё не создана.
2. 2Выберите Срок: в календаре или одной кнопкой: Через час, Сегодня 18:00 (пока не наступил вечер), Завтра 10:00, Через неделю.
3. 3Выберите Тип: звонок, встреча, фолоу-ап или другое. От типа зависит значок задачи.
4. 4Выберите Напоминание: в момент срока, за 15 минут (так стоит по умолчанию), за 1 час или за 1 день.
5. 5Выберите Ответственного. По умолчанию это вы, в списке все сотрудники пространства. Напоминание придёт этому человеку.
6. 6Если задача про клиента, найдите его в поле Клиент (необязательно) по имени, телефону или почте.
7. 7Нажмите Создать задачу. Задача появится в нужной группе по сроку.

Задачи по сделке

В карточке сделки задачу можно поставить двумя способами:

• ·блок Действия по сделке, вкладка Дело: напишите, что сделать, выберите срок и нажмите Запланировать. Задача создаётся на вас, напоминание за 15 минут;
• ·блок Дела, кнопка + Добавить задачу к этой сделке: откроется полная форма.

Такая задача привязана к сделке и клиенту. В списке задач видно название сделки, а нажатие на него открывает переписку с этим клиентом в «Чатах».

Что можно сделать с задачей

Наведите курсор на задачу, справа появятся кнопки.

• ·Отложить (будильник): перенести срок на 15 минут, 1 час, 3 часа или до завтра, 10:00. Новый срок считается от текущего момента, напоминание придёт снова.
• ·Редактировать (карандаш): поменять заголовок, описание, срок, тип, напоминание или ответственного и нажать Сохранить изменения.
• ·Удалить (корзина): после подтверждения задача удаляется.
• ·Галочка слева: задача выполнена и переходит в «Выполненные». Во всплывающем сообщении есть кнопка Отменить, если нажали случайно. Вернуть задачу в работу можно и позже: во вкладке «Выполненные» кнопка Переоткрыть.

Как приходят напоминания

Напоминание приходит в момент, который выбран в поле «Напоминание», и только ответственному.

В дашборде. Справа вверху появляется карточка Напоминание о задаче (после срока: Задача просрочена) с кнопками Открыть, Выполнено и Отложить. Карточка видна на любой странице и сопровождается звуком (его можно выключить в самой панели). Если вкладка дашборда в фоне и уведомления браузера разрешены, придёт и уведомление браузера. В ленте Уведомления появится строка о задаче.

В Telegram. Если в Настройках → Уведомления подключён бот оповещений:

• ·напоминание придёт в личный чат с ботом, если ответственный подключил его сам, из своей учётной записи;
• ·если такого чата нет, напоминание уйдёт в групповой чат команды;
• ·если и группы нет, в подключённые личные чаты (например, владельца).

Подключать чаты могут владелец и администратор, а также сотрудник с правом управлять настройками. Поэтому напоминания операторов обычно приходят в групповой чат команды. В сообщении: что сделать, срок, клиент и сделка, кнопки Open task и Open chat. Сейчас бот пишет на английском.

Советы

• ·Пишите в заголовке действие и имя: «Перезвонить Ольге по окрашиванию» понятнее, чем «Ольга».
• ·Для звонка в начале дня ставьте напоминание «За 15 минут» или «За 1 час», для подготовки к визиту «За 1 день».
• ·Задачи по клиенту ставьте из карточки сделки: тогда из задачи сразу открывается переписка.
• ·Руководителю удобно начинать день со вкладки Вся команда: просроченные задачи всех сотрудников сверху.
• ·Чтобы напоминания в Telegram не терялись, подключите групповой чат команды.

Частые вопросы