On vous écrit par e-mail. Solwees répond dans le même fil.
Solwees est un réceptionniste IA qui répond aux e-mails de vos clients : questions, réservations pour une personne ou tout un groupe, changements de programme. Il répond depuis votre propre adresse, dans le même fil, et transmet l'e-mail à votre équipe quand il faut un humain.
EVJF le samedi 14 juin
Elena Vargas
lun. 09:12
elena.vargas@example.com
Bonjour ! Nous organisons un enterrement de vie de jeune fille le samedi 14 juin : nous serions six à vouloir une manucure. Auriez-vous de la place l'après-midi ?
Studio Demo
lun. 09:13
hello@studio.demo
Bonjour Elena, Merci d'avoir pensé à nous ! Le samedi 14 juin, nous pouvons accueillir six personnes à partir de 15:00, trois à la fois : tout le monde aura terminé à 17:30. La manucure gel est à 35 € par personne. Souhaitez-vous que je réserve ? Envoyez-moi simplement les noms des invitées.
Studio Demo Calle Ejemplo 12, Marbella
Elena Vargas
lun. 10:40
elena.vargas@example.com
Parfait, vous pouvez réserver ! Les noms sont en pièce jointe.
invitées.pdf
Réservé : samedi 14 juin, 15:00, six manucures gel
Une demande de groupe un lundi matin : Solwees répond dans le même fil avec un horaire et un prix, et réserve six places quand les noms arrivent.
Deux façons de connecter vos e-mails
Connectez-vous avec Google, ou transférez les e-mails de votre propre domaine. Dans les deux cas, les réponses partent de votre adresse, et vos clients écrivent à la même adresse qu'avant.
Connecter avec Google
Connectez-vous à votre boîte Gmail ou Google Workspace. Les réponses sont enregistrées dans votre dossier « Messages envoyés ».
Domaine personnalisé
Transférez vos e-mails vers l'adresse que vous donne Solwees et ajoutez trois enregistrements DNS, pour que les réponses soient signées au nom de votre domaine.
Votre propre adresse
Vos clients écrivent à l'adresse de votre salon, comme avant. Personne ne voit d'adresse Solwees.
Vérifié en une minute
Un e-mail de test confirme le transfert avant que le premier client écrive.
Réglages › Canaux
Configuration du canal e-mail
Connectez-vous avec Google et autorisez Solwees à lire cette boîte mail et à y répondre.
E-mail professionnel
hello@studio.demo
Ce que l'assistant fait des e-mails
C'est par e-mail qu'arrivent les questions plus longues : groupes, cartes cadeaux, détails avant une première visite. L'assistant y répond dans le fil, avec les mêmes connaissances que dans les conversations.
Un long e-mail avec plusieurs questions reçoit une seule réponse qui les traite toutes, à partir de votre base de connaissances.
- Chaque question de l'e-mail reçoit une réponse
- À partir de votre base de connaissances, avec vos tarifs
- Dans la langue du client
Questions avant ma première visite
Sofia de la Rosa
mar. 08:30
sofia.rosa@example.com
Bonjour ! Avant de réserver : avez-vous des vernis vegan, y a-t-il un parking à proximité, et peut-on payer par carte ?
Studio Demo
mar. 08:31
hello@studio.demo
Bonjour Sofia, Oui aux trois questions : nous avons une gamme de vernis vegan, un parking public se trouve à 100 m, et nous acceptons les cartes et le paiement sans contact. Souhaitez-vous que je vous trouve un créneau pour votre première visite ?
Studio Demo Calle Ejemplo 12, Marbella
RépondreL'assistant propose des créneaux libres tirés de votre logiciel de réservation et réserve la visite quand le client en choisit un.
- Les créneaux libres viennent de votre logiciel de réservation
- Visites individuelles et groupes
- La confirmation part dans le même fil
Un client demande par e-mail à déplacer une visite : l'assistant la modifie dans votre logiciel de réservation et le confirme dans le fil.
- La modification est faite dans votre logiciel de réservation
- Confirmé dans le même fil
Une réclamation, une demande particulière, un remboursement : l'assistant répond avec tact, indique qui va s'en occuper et transmet l'e-mail à votre équipe avec une note.
- L'équipe répond depuis la boîte de réception Solwees
- Une note lui explique ce qui s'est passé
- L'assistant reste en retrait pendant qu'un humain écrit
L'équipe répond au même endroit
Les e-mails se trouvent dans la boîte de réception Solwees, à côté de WhatsApp, d'Instagram et des appels, avec les notes de l'assistant et les réponses de l'équipe.
Une seule boîte
Chaque fil d'e-mails figure dans la boîte de réception partagée, une ligne par client.
Reprendre en écrivant
Un collègue répond, et l'assistant se tait jusqu'à ce qu'on lui rende le fil.
Notes pour l'équipe
L'assistant note ce que veut le client : personne n'a à reposer la question.
Tout ce que fait l'e-mail dans Solwees
La liste complète, section par section.
- Connexion avec Google : Gmail ou Google Workspace
- Un domaine personnalisé avec transfert et enregistrements DNS
- Réponses depuis votre propre adresse
- Un e-mail de test vérifie la configuration
- Configuration dans le tableau de bord web
Avant de commencer
Forfait
L'e-mail est inclus dans tous les forfaits. Les forfaits sont comparés sur la page des tarifs.
Votre boîte mail
Une boîte Gmail ou Google Workspace, ou une boîte sur votre propre domaine.
Où le connecter
L'e-mail se connecte dans le tableau de bord web, dans Réglages, Canaux.
Questions sur l'e-mail
Un réceptionniste IA peut-il répondre aux e-mails des clients ?
Oui. Solwees répond aux e-mails de vos clients : questions à partir de votre base de connaissances, réservations pour une personne ou un groupe, déplacements et annulations dans votre logiciel de réservation. Il répond dans le même fil depuis votre propre adresse, et le fil est enregistré dans la boîte de réception partagée.
Comment connecter ma boîte mail ?
Dans le tableau de bord web, ouvrez Réglages, Canaux et configurez l'e-mail : connectez-vous avec Google pour une boîte Gmail ou Google Workspace, ou configurez un domaine personnalisé en transférant vos e-mails vers l'adresse que vous donne Solwees et en ajoutant trois enregistrements DNS. Un e-mail de test vérifie la configuration.
Les réponses partent-elles de ma propre adresse ?
Oui. Avec Google, les réponses partent de votre boîte mail et sont enregistrées dans « Messages envoyés ». Avec un domaine personnalisé, elles sont envoyées au nom de votre domaine, signées grâce aux enregistrements DNS que vous avez ajoutés. Vos clients voient votre adresse, pas une adresse Solwees.
Solwees peut-il prendre des réservations de groupe par e-mail ?
Oui. L'assistant lit toute la demande, propose des horaires où le groupe peut être accueilli, indique le prix par personne et réserve les visites dès que le client confirme.
Mon équipe peut-elle répondre à un e-mail à la place de l'assistant ?
Oui. Chaque fil se trouve dans la boîte de réception partagée. Un collègue commence à écrire et l'assistant s'y tait ; la note de l'assistant indique à l'équipe ce que veut le client.
L'assistant répond-il aux newsletters et aux réponses automatiques ?
Non. Les listes de diffusion, les newsletters et les réponses automatiques sont reconnues et laissées sans réponse : aucune boucle d'e-mails automatiques ne se met en place.
Confiez votre boîte mail à Solwees
Connectez Google ou votre propre domaine, et le prochain e-mail d'un client reçoit une réponse dans le même fil.